Ako pracovať s pohľadávkami

V dnešnom príspevku sa nepozrieme na všeobecné rady ohľadom pohľadávok, ale priblížime si tri varianty, ako pracovať s nevymoženými peniazmi konkrétne a presne. Každého podnikateľa môže zaujímať, čo spraviť s pohľadávkou, ak vznikne a ako úspešne doviesť pohľadávku k jej úhrade zo strany dlžníka.

Jedna či dve pohľadávky ročne

Takáto situácia sa stáva skôr malým podnikateľom, ktorí nemajú širokú odberateľskú základňu, prípadne podnikajú v službách. Paradoxne, práve títo podnikatelia mávajú najväčšie problémy pri vymáhaní svojich peňazí. Nemajú totiž žiadnu koncepciu práce s pohľadávkami a práve v tejto skupine je možné pravidelne vidieť nasledujúce zmýšľanie: „Veď je to kamarát a tykám si s ním. Tak ako ho mám dať na vymáhanie?“ Je to samozrejme nesprávny pohľad: kamarát vám možno o rok povie, že situáciu začal riešiť, ale dovtedy mohla jeho firma pokojne skončiť v konkurze. Z toho dôvodu musia títo podnikatelia tento stupeň familiarity prekonať.

Pri jednej alebo dvoch pohľadávkach ročne nemá význam nastavovať systém. Reálny postup môže vyzerať takto: dlžníkovi je poslaná prvá upomienka, nasleduje telefonické alebo osobné rokovanie, druhá upomienka a keď tento postup nezaberie, odporúčam jednoznačne sa obrátiť na odborníka, akou je inkasná spoločnosť alebo advokát, ktorý vás zastupuje aj v iných záležitostiach. Určite neodporúčam, aby si podnikatelia sami podávali žaloby, nakoľko takto môže vymáhanie pohľadávok trvať aj niekoľko rokov a čas hrá jednoznačne proti nim

Niekoľko pohľadávok mesačne

Títo podnikatelia už vedia, že pohľadávky sú problémom a treba ich riešiť komplexne a so serióznym prístupom. Pri takomto počte pohľadávok je prvým a základným krokom určiť, kto bude mať pohľadávky na starosti. Určite by to nemal byť zástupca obchodného oddelenia, ale radšej niekto, kto má na starosti ekonomiku. Pri väčšom počte pohľadávok odporúčam prijať samostatnú osobu na funkciu credit controllera: osobu, ktorá bude spravovať pohľadávky spoločnosti. V prvom rade si treba nastaviť časovú os, ktorá bude určovať postupnosť krokov pri vymáhaní pohľadávky: kedy kontaktovať dlžníka, kedy mu poslať email, výzvu či SMS, kedy ho navštíviť alebo mu zatelefonovať. Následne je potrebné určiť, kedy zaslať pohľadávku externému správcovi pohľadávok, pretože pri týchto množstvách je efektívnejšie využívať jeho služby. Odbremenia firemnú administratívu a vytvoria tlak na odberateľov, čo firme umožní dosiahnuť výborné cashflow a rýchlu vymožiteľnosť pohľadávok. Je takisto nutné plošne preverovať zákazníkov aj odberateľov. Taktiež by si každá firma mala monitorovať zákazníkov z pohľadu konkurzov a reštrukturalizácií.

Výsledkom správnej časovej osi je aj to, že pohľadávka bude v presne stanovenom čase posunutá na vymáhanie bez ohľadu na to, aká je veľká, kto je dlžníkom a ako vznikla. Poslednou vecou, ktorú firma pri takomto počte pohľadávok musí spraviť, je napísať poriadne a funkčné smernice práce s pohľadávkami, o ktorých budú informovaní všetci zamestnanci a striktne sa musia dodržiavať. Veľmi často dochádza k ťažkým a náročným problémom práve preto, lebo sám majiteľ, konateľ či obchodný riaditeľ porušil ním prijaté smernice a obišiel ich. To má často katastrofálne následky pre celú firmu. Nenarážam na finančnú stratu, ale hlavne na stratu prirodzenej autority, ktorú vedenie má. Ak porušuje svoje vlastné pravidlá, z vašej smernice sa stane v podstate len trhací kalendár. Ak by ste čakali, že článok bude pojednávať o zmluvných vzťahoch, nemýlili by ste sa, ale zmluvy pri podnikaní pokladám za samozrejmosť – robiť biznis „naostro“ je veľmi krátkozraké.

Autor: Peter Makovický • exekučná, s.r.o

Foto: Tomáš Benčík • Tomáš Benčík – Photography | Facebook