Firemná štruktúra? Nebláznite, na to nemám čas!

Majitelia malých firiem mi často hovoria, že nemajú čas zaoberať sa firemnou štruktúrou, lebo predsa „musia robiť“. Ich firma je vraj ešte príliš malá a štruktúry sa hodia iba pre veľké firmy. Zväčša im odpoviem, že tie veľké sú veľké práve preto, lebo si okrem iného urobili aj poriadnu štruktúru. Nechcem vyvolávať spory o tom, či bola skôr sliepka alebo vajce, teda či veľká firma alebo jej štruktúra, ale je nesporné, že všetky veľké, úspešné a expandujúce firmy dnes fungujú na základe jednoznačnej firemnej štruktúry.

Aby bola firma životaschopná, musí plniť rôzne úlohy a preto by mala pozostávať z rôznych postov. Bežná firma môže mať napríklad riaditeľa, predajcu, fakturanta, nákupcu, zvárača, skladníka a vodiča, ktorí sami o sebe plnia svoje povinnosti a vytvárajú požadované výsledky. Tieto výsledky by sami o sebe nemali veľkú ekonomickú hodnotu a preto by títo pracovníci samostatne neprežili. Ale aj keď je ekonomický výsledok každého jedného z nich sám v podstate nepodstatný, ak ich dáme dohromady, spoločne môžu byť neuveriteľne úspešní.

Preto ak chceme našu firmu dobre zorganizovať, tak úlohy, ktoré je potrebné vykonať, rozdelíme na logické časti a pridelíme jednotlivým ľuďom (postom) zodpovednosť za ich splnenie. Potom týchto ľudí usporiadame do správneho poradia, naučíme ich, čo majú presne robiť a od každého jedného z nich budeme požadovať výsledky. A práve preto musí existovať štruktúra.

Dobrá štruktúra v kocke

Zjednodušene povedané, dobrá firemná štruktúra je stanovenie toho, z akých častí sa firma skladá a ako sú navzájom usporiadané tak, aby firma podávala čo najväčší výkon s čo najväčšou efektivitou. Štruktúra sa zvyčajne kreslí v podobe štvorčekov spojených čiarami. Každý štvorček môže predstavovať jedno oddelenie alebo post a čiary ukazujú, kto komu velí, teda kto je komu podriadený či nadriadený. Čiary znázorňujú línie autority, po ktorých chodia zhora nadol príkazy, popisy práce, oznamy a smernice. Zdola nahor po nich prúdia správy o splnení príkazu, rôzne hlásenia, štatistiky, prípadne návrhy na zlepšenie práce alebo na vyriešenie nejakého problému.

Pri štruktúre na veľkosti nezáleží

Desať dobre zorganizovaných, disciplinovaných ľudí, ktorí sú ochotní pracovať, majú jasnú a dobrú štruktúru práce, vždy spraví oveľa viac práce ako tridsať ľudí, ktorí nepoznajú žiadnu štruktúru a musia robiť všetko tak, ako príde alebo ako si na to spomenie ich šéf. Ľudia bez štruktúry sú nútení byť všeumelci, nemajú čas ani možnosť sa špecializovať a skáču z miesta na miesto, aby uhasili požiare, ktoré pri tomto chaose logicky vznikajú. Preto ak nechcete mať vo firme zmätok a chcete pracovať efektívne či expandovať, musíte sa riadiť dobrou štruktúrou. Malé firmy často zostávajú malé práve pre absenciu jasnej firemnej štruktúry. Majitelia argumentujú práve tým, že nepotrebujú štruktúru, lebo u nich každý musí robiť všetko.

Tak sa na to pozrime z iného uhla pohľadu. Či je firma malá alebo veľká, či má šesť alebo šesťsto zamestnancov, musí plniť rovnaké úlohy. V každej firme musí niekto priniesť zákazky (tomu postu hovoríme obchodník), niekto musí poslať faktúru (hovoríme mu fakturant), niekto musí pozvárať a vyrobiť predaný výrobok (tomu by sme hovorili zvárač), niekto musí ten výrobok odviezť zákazníkovi (to bude vodič auta), niekto musí poupratovať chodbu (a teda potrebujeme aj upratovačku). A nezabúdajme, že obe spoločnosti musí niekto vlastniť a niekto ich musí riadiť, teda potrebujeme aj majiteľa a riaditeľa.

Tu sme si cvične vypísali iba šesť základných úloh, ale v skutočnosti je tých úloh určite viac ako šesťdesiat. Takže si dovolím tvrdiť, že aj malá aj veľká firma, ak chcú prosperovať, musia plniť takmer rovnaké úlohy. Rozdiel je akurát v tom, že na tých približne šesťdesiat základných úloh máte k dispozícii v malej firme šesť ľudí a vo veľkej sa tieto úlohy rozdelia medzi šesťsto ľudí. Teda v malej firme na jedného pripadá desať úloh a vo veľkej je priemerne na jednu úlohu desať ľudí. Preto sa v malej firme ľahko zabudne na vykonanie niektorých povinností.

Štruktúra je náčrt toho, aké posty majú vo firme existovať, kde sa majú nachádzať, aké majú plniť úlohy, ako majú postupovať, čo presne majú robiť a aké majú dosahovať výsledky na jednotlivých postoch.

Práve preto musí byť v malej firme spravená a používaná jasná štruktúra, lebo iba tak sa nestane, že niektoré úlohy nie sú plnené alebo sú dlhodobo zanedbávané. Ak nie sú úlohy jasne pomenované a nie je pridelená jednoznačná zodpovednosť, tak sa stáva, že ľudia sa zaoberajú iba tými úlohami, za ktoré sú najlepšie zaplatení a kde sa najmenej narobia. Potom sa venujú tiež tým úlohám, ktoré hrozia veľkým problémom, resp. „horia“. Dobrá štruktúra rozdelí ľudí na posty tak, aby sa plnili aj tie menej populárne úlohy.

Činnosť vo firme bez štruktúry neustále pripomína futbal, aký hrajú chlapci na dedinskej lúke. Hoďte im loptu a všetci sa na ňu vrhnú. Robia to, čo sa im páči, ale iné, rovnako dôležité úlohy, neplní nikto. Nikto nemá chuť stáť v bráne, nikomu sa nechce robiť obrancu, lebo všetci chcú byť slávni a chcú dať gól. A brána je potom prázdna a súper poľahky vyhrá. Prečo? Lebo súperovi hráči majú stanovenú „štruktúru“, preto sú na svojich miestach, plnia svoje úlohy a robia to, čo treba robiť. Brankár má byť v bránkovisku a má zabrániť gólu, preto sa hádže pod nohy útočníkov alebo vyráža strely súpera. Obranca sa drží vzadu a má zabrániť súperovi vystreliť a dať gól, preto veľa behá a odoberá lopty súperovým útočníkom, stredopoliar sa hýbe v strede poľa a má hlavne tvoriť hru. Preto preberá prihrávky od obrancov, s loptou prejde čo najviac dopredu a prihráva útočníkovi do šestnástky. A útočník má byť vpredu, má tam útočiť a dávať góly. Preto kľučkuje a strieľa na bránu.

A tréner? Celý týždeň hráči trénujú pod jeho vedením. A deň pred zápasom on určí kto bude hrať na akom poste. Štruktúra je jasná. Brankár – obranca – stredopoliar – útočník. Všetci nerobia všetko. Hráči hrajú a on koučuje. Po ihrisku sa nepohybuje a riadi svoj tím z miesta. Keď jeho tím plní úlohy sedí pokojne na lavičke. Ale ak sa nedarí, vstáva a gestami či krikom sa snaží zvrátiť zápas. Keby to bola firma, tak tréner je niečo ako riaditeľ. Akurát riaditeľ, ak sa tímu nedarí, máva vo zvyku „vtrhnúť na ihrisko“ a urobiť prácu za podriadeného. Štruktúra, to je váš trvalý úspech.

Autor: Ladislav Pavlík • HCA Slovakia • www.skolamanazmentu.sk

Foto: Pavol Straňák • www.zemobrazom.com